Casos de uso·Seguros·Orquestación de siniestros
Cómo una agencia de seguros centralizó su operación de siniestros en WhatsApp y recuperó 500 horas anuales de coordinación manual
La agencia procesaba 2.500 trámites anuales de siniestros de gastos médicos con cuatro ejecutivos operando desde cuatro números de WhatsApp distintos. Sin trazabilidad, sin seguimientos automáticos, con la información dispersa entre el ERP, Google Drive y ClickUp. SyncIA implementó un agente de IA que centraliza todas las consultas en un único número, precalifica a cada asegurado, recopila la documentación necesaria de forma automática y mantiene al equipo informado en tiempo real. Resultado: 500 horas anuales de coordinación manual eliminadas, tiempo de respuesta reducido a menos de 30 segundos y trazabilidad completa de cada trámite.
Agencia de seguros · Colombia
2.500
trámites procesados / año
~500 hs
coordinación manual eliminada / año
<30 seg
tiempo de respuesta · 24/7
Sector
Seguros
Cliente
Agencia de seguros · Colombia
Stack
n8n · WhatsApp Cloud API · Chatwoot · ClickUp · PostgreSQL · SICAS API
El problema
Cuatro ejecutivos, cuatro WhatsApp, ninguna visibilidad. La agencia gestiona siniestros de gastos médicos para una cartera activa de clientes. El proceso de ingreso de cada trámite a la aseguradora parecía simple en teoría. En la práctica, era agotador.
Cuatro números, ninguna visibilidad
Cada ejecutivo del área de siniestros operaba desde su propio celular. No había forma de saber qué estaba atendiendo cada uno ni en qué estado se encontraban los trámites sin preguntarle directamente.
La documentación se perdía en el camino
Un asegurado podía mandar siete documentos en distintos momentos y conversaciones. Si faltaba uno, el hilo se perdía entre mensajes. Cuando el ejecutivo retomaba el caso, empezaba de cero. Retrasos, reclamos y errores eran parte del día a día.
Sin seguimientos sistemáticos
Si un asegurado no mandaba la documentación pendiente, nadie lo seguía de forma sistemática. El seguimiento dependía de la memoria y la disponibilidad de cada ejecutivo.
Información en tres lugares distintos
El ERP tenía los datos del cliente y la póliza. Google Drive almacenaba los documentos. ClickUp registraba el seguimiento de los casos complejos. Para entender el estado de un trámite había que revisar los tres sistemas.
500 horas al año en coordinación que no generaba valor
Considerando los 2.500 trámites anuales y el tiempo promedio de coordinación por caso, el equipo invertía más de 500 horas al año en gestión administrativa del canal: mensajes de ida y vuelta, pedidos de documentación, seguimientos manuales.
El objetivo
Para resolverlo, necesitábamos un sistema que:
La solución
Un único número para todo el despacho
Los cuatro WhatsApp individuales se reemplazaron por un único número centralizado. Todos los asegurados escriben al mismo lugar. El agente recibe, clasifica y gestiona cada consulta desde Chatwoot, con el historial completo disponible desde el primer mensaje.
Precalificación y recopilación automática de documentación
Cuando un asegurado inicia un trámite, el agente lo identifica como cliente de la agencia, le informa qué documentación necesita según el tipo de siniestro y comienza a recibirla. El proceso es completamente conversacional, sin formularios ni portales adicionales.
Seguimiento automático hasta documentación completa
Si el asegurado no envía un documento pendiente, el sistema lo retoma automáticamente. El agente hace seguimiento hasta que el caso está completo, sin que el ejecutivo tenga que recordarlo ni escribirlo manualmente.
Notificación y derivación al ejecutivo
Una vez que el agente tiene toda la documentación necesaria, notifica al ejecutivo asignado con el contexto completo del caso: quién es el asegurado, qué tipo de siniestro reportó y qué documentos entregó. El ejecutivo recibe un expediente listo para ingresar, sin gestión previa.
Visibilidad en tiempo real desde ClickUp
Cada trámite activo se refleja automáticamente en ClickUp con su estado actualizado: documentación pendiente, completa, ingresada al portal, en espera de resolución. El liderazgo del despacho tiene visibilidad total del canal.
Reportes automáticos semanales y mensuales
El equipo recibe un reporte semanal con los casos activos, cerrados y pendientes, y uno mensual con el análisis completo del canal: tiempo promedio de resolución, documentos más frecuentes, trámites sin actividad y tendencias por tipo de siniestro.
Antes para saber el estado de un trámite tenías que preguntarle al ejecutivo. Ahora abrís ClickUp y lo ves.
Cómo funciona
Asegurado escribe al número único de la agencia
WhatsApp Cloud API recibe el mensaje
n8n identifica al asegurado vía base de datos sincronizada con el ERP
Agente de IA precalifica el tipo de siniestro y solicita documentación
Agente recibe y confirma cada documento enviado
Si documentación completa: notifica al ejecutivo asignado y crea tarea en ClickUp
Si documentación incompleta: seguimiento automático hasta completar el expediente
Ejecutivo ingresa el trámite al portal de la aseguradora
PostgreSQL registra cada interacción con trazabilidad completa
Reporte semanal y mensual automático al equipo directivo
Los resultados
Métricas reales, medidas en el día a día.
~500 hs
coordinación manual eliminada / año
Los 2.500 trámites anuales ya no requieren que ningún ejecutivo persiga documentación a mano. El agente gestiona la recopilación, el seguimiento y la organización. El equipo recibe casos listos para procesar.
<30 seg
tiempo de respuesta al asegurado
Los asegurados reciben respuesta inmediata a cualquier hora, incluso fuera del horario laboral. Las consultas que antes quedaban sin respuesta hasta el día siguiente se atienden en el momento.
0
trámites perdidos por documentación
El seguimiento automático garantiza que ningún expediente quede incompleto. Si el asegurado no envió un documento, el sistema lo retoma hasta tenerlo.
4→1
números de WhatsApp centralizados
Los cuatro canales individuales se unificaron en uno solo. Cada ejecutivo trabaja desde Chatwoot con sus casos asignados y todo el historial disponible desde el primer mensaje.
La conclusión
Cuatro WhatsApp individuales, documentación dispersa en tres sistemas, seguimientos que dependían de la memoria de cada ejecutivo. Hoy el despacho opera desde un canal único. Los trámites se gestionan solos hasta que están listos para ingresar. Y el liderazgo puede ver el estado de cualquier caso en cualquier momento, sin tener que preguntarle a nadie.
- Un único número centralizado para todo el despacho
- Recopilación automática de documentación con seguimiento hasta completar el expediente
- Integración total con ClickUp, sin cambiar el stack existente
- Visibilidad en tiempo real para el equipo directivo
- Trazabilidad completa en PostgreSQL de cada trámite procesado
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