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Cómo automatizamos el 90% de nuestras operaciones comerciales con PEPE, un agente de IA que razona, decide y delega desde Telegram
SyncIA opera con la complejidad de una estructura mucho más grande: pipeline comercial activo, clientes en curso, producción de contenido, seguimiento de leads, propuestas, onboarding y reuniones, todo en simultáneo con dos fundadores. Para no perder velocidad ni calidad, construimos PEPE: un agente de IA que corre en Telegram, tiene acceso completo al stack del negocio y orquesta un equipo de ocho sub-agentes especializados. PEPE no ejecuta tareas genéricas. Razona, decide a quién delegarle y sintetiza el resultado. Hoy gestiona el 90% de las operaciones del negocio sin coordinación manual.
Agencia de IA · Argentina
~90%
operaciones gestionadas por PEPE
8
sub-agentes especializados
14
bases de datos de Notion accesibles
Sector
Operaciones internas
Cliente
Agencia de IA · Argentina
Stack
Claude · Claude Code · Telegram · grammY · Notion · Gmail · Google Calendar · Google Drive · PostgreSQL · pm2
El problema
Dos personas para operar lo que parece una empresa mucho más grande. SyncIA tiene dos fundadores: uno enfocado en ventas y crecimiento, el otro en tecnología y entrega. La capacidad no faltaba. Lo que sobraba era carga operativa que consumía tiempo que debería estar en clientes.
Todo recaía sobre las personas
Después de cada discovery call, alguien tenía que procesar el transcript, sacar conclusiones, redactar el follow-up y actualizar el CRM. Un proceso que llevaba entre 45 y 90 minutos, tiempo que no estaba generando ingresos.
El CRM se desactualizaba solo
Con el foco en ejecutar, el seguimiento del pipeline quedaba para después. Leads sin contacto, oportunidades sin fecha de cierre, campos vacíos. Sin un sistema que auditara activamente el estado del CRM, la visibilidad comercial era parcial.
La producción de contenido dependía de disponibilidad
Publicar de forma consistente en LinkedIn requiere investigación, ideas y redacción. Con dos fundadores operando, el contenido era lo primero que se postergaba cuando había presión de trabajo.
Cada tarea especializada requería cambiar de contexto
Investigar una empresa antes de una reunión, redactar una propuesta, preparar un onboarding: todas tareas necesarias que sacaban al equipo de su foco principal.
Sin un sistema que conectara todo
El stack existía: Notion, Gmail, Calendar, Drive. Pero nadie lo orquestaba. La información estaba disponible; acceder a ella en el momento justo y con contexto, no.
El objetivo
Para resolverlo, necesitábamos un sistema que:
La solución
Un agente que razona, no que ejecuta
PEPE no es un bot de comandos. Cada mensaje que recibe lo procesa con criterio: entiende el contexto, decide si actuar, qué herramienta usar o a qué sub-agente delegar. Habla en español rioplatense, responde directo y tiene un estado emocional real que afecta su tono según lo que esté pasando en el negocio.
Acceso completo al stack
PEPE opera directamente sobre Notion (14 bases de datos: Empresas, Personas, Oportunidades, Proyectos, Tareas, Ingresos, Gastos, Mejoras y más), Gmail (ambos inboxes), Google Calendar, Drive y Contactos. Busca, crea, actualiza y organiza, siempre confirmando antes de enviar emails o archivar datos críticos.
Un equipo de 8 sub-agentes especializados
Las tareas que requieren profundidad no las hace PEPE, sino que las delega. Cada sub-agente es un proceso independiente instanciado on-demand con su propio contexto: meeting-analyst (score y coaching post-call con Gap Selling), researcher, proposal-writer, follow-up-writer, content-creator para LinkedIn, researcher-marketing, crm-auditor y onboarding-manager. PEPE recibe el resultado, lo sintetiza con criterio propio y lo entrega.
Memoria que crece con cada conversación
El sistema mantiene memoria persistente por categoría: leads, clientes, equipo, negocio, decisiones, aprendizajes. PEPE decide qué guardar; no registra todo sino lo relevante. Las reglas que el equipo establece se incorporan como comportamiento permanente.
Estado emocional real
PEPE tiene cinco niveles de estado que cambian según eventos reales del negocio: entusiasmado, motivado, tranquilo, preocupado o frustrado. Deal ganado, deal perdido, nuevo lead, propuesta enviada, leads sin contacto. No lo declara; se nota en el tono.
Iniciativa propia y criterio para callarse
PEPE detecta patrones y actúa sin que se lo pidan: leads sin contacto en más de dos semanas activan una alerta, pipeline flojo recibe una sugerencia de acción. En el grupo de Telegram lee todos los mensajes pero solo responde cuando tiene algo que aportar. Si los fundadores están coordinando entre ellos, PEPE permanece en silencio.
Le dijimos 'presentate'. No había guión. Se presentó solo, habló de sus capacidades, preguntó cómo podía ayudar y cerró con 'estoy listo para trabajar'. Esto es una locura.
Cómo funciona
Mensaje en Telegram (Emilio / Pablo / grupo)
grammY autentica el remitente
agent.ts invoca Claude con contexto: identidad PEPE + estado emocional + memoria + reglas
PEPE razona y decide: responde directo, guarda memoria, crea regla, programa recordatorio o delega
Si delega: spawn de proceso separado con contexto especializado del sub-agente
Sub-agente ejecuta la tarea con profundidad y devuelve resultado a PEPE
PEPE sintetiza el resultado con criterio propio, no lo copia
grammY envía la respuesta al chat
Si no hay nada que aportar: silencio, no se envía nada
Los resultados
Métricas reales, medidas en el día a día.
90 min → 5
análisis post-call automatizado
Cuando termina una discovery call, el transcript se sube a Telegram. PEPE lo deriva automáticamente al meeting-analyst. En minutos el equipo tiene el score, el coaching con citas textuales y el follow-up listo para enviar, sin que nadie coordinara nada.
Solo
el CRM se audita solo
El crm-auditor detecta leads sin seguimiento, oportunidades sin fecha de cierre y campos vacíos sin que nadie lo solicite. El pipeline siempre refleja el estado real del negocio.
0
coordinación manual entre procesos
Onboarding de nuevo cliente, producción de contenido, investigación previa a reunión: cada proceso arranca solo cuando ocurre el evento que lo dispara. Sin checklist manual, sin riesgo de que algo se olvide.
Mejora
continua con cada uso
Cada regla que el equipo le enseña se incorpora permanentemente. Cada conversación deja memoria. PEPE del mes pasado no es el de hoy, y el de hoy tampoco es el de la semana que viene.
La conclusión
PEPE no hace el trabajo. Decide quién lo hace, supervisa que salga bien y lo entrega con criterio propio. Eso es lo que lo hace diferente a un bot de comandos: tiene contexto del negocio, tiene memoria de lo que se decidió antes y tiene la iniciativa para actuar cuando algo se sale de los carriles. El equipo dejó de coordinar tareas para empezar a revisar resultados.
- Acceso completo al stack del negocio: Notion, Gmail, Calendar, Drive
- 8 sub-agentes especializados instanciados on-demand
- Memoria persistente por categoría que crece con cada conversación
- Estado emocional real que responde a eventos del negocio
- Iniciativa propia: detecta oportunidades y problemas sin que nadie pregunte
- Criterio para saber cuándo actuar y cuándo no interrumpir
¿Tenés un proceso parecido que querés automatizar?