Casos de uso·SaaS / Localización·Plataforma financiera interna
Cómo una empresa de localización de videojuegos reemplazó Excel por una plataforma propia para gestionar proyectos, traductores y finanzas
La empresa coordina proyectos de localización de videojuegos con múltiples traductores freelance, múltiples idiomas y múltiples clientes en simultáneo. Todo el ciclo operativo vivía en planillas de Excel. SyncIA diseñó y desarrolló una plataforma interna que gestiona el ciclo completo de cada proyecto: desde la creación de asignaciones con cálculo de margen en tiempo real hasta la generación automática de órdenes de compra, con roles diferenciados que garantizan que ningún lingüista vea la rentabilidad del cliente. Resultado: operación financiera centralizada, cálculos automáticos y trazabilidad completa de cada mutación financiera.
Plataforma gaming · Internacional
Tiempo real
cálculo de margen por asignación
0
POs generadas manualmente
3
roles con permisos diferenciados
Sector
SaaS / Localización
Cliente
Plataforma gaming · Internacional
Stack
Next.js · React 19 · TypeScript · Tailwind · Radix UI · PostgreSQL · Supabase · Frankfurter API (ECB)
El problema
¿Manejás proyectos con múltiples proveedores, distintas tarifas y distintos clientes, todo en planillas? La empresa gestiona proyectos de localización de videojuegos con una complejidad financiera real: distintos traductores, distintos idiomas y distintas tarifas por tipo de tarea. Para cada proyecto, hay que calcular lo que se le paga al lingüista y lo que se le cobra al cliente. Todo eso vivía en Excel.
Todo vivía en Excel
Cada proyecto era una planilla. Cada asignación, un cálculo manual. Cada orden de compra, un documento que alguien armaba a mano. Con múltiples proyectos activos en simultáneo, mantener todo actualizado y sin errores era inviable.
Los cálculos financieros eran frágiles
El margen por proyecto dependía de que alguien ingresara bien las tarifas, aplicara el tipo de cambio correcto y no cometiera errores de fórmula. Un número mal copiado o una tarifa desactualizada impactaba directamente en la rentabilidad sin que nadie lo detectara a tiempo.
Sin separación de información por rol
No había forma confiable de garantizar que los lingüistas no vieran las tarifas que el cliente pagaba ni los márgenes del proyecto. Esa información sensible estaba mezclada con los datos operativos.
Las órdenes de compra eran trabajo manual
Cada vez que cerraba un proyecto, alguien tenía que generar las POs para cada lingüista involucrado: buscar los datos, armar el documento, numerarlo correctamente, enviarlo. Un proceso repetitivo y propenso a inconsistencias.
Sin trazabilidad financiera
No había registro de quién había modificado una tarifa, cambiado un estado de pago o editado un monto. Si algo no cerraba al final del mes, reconstruir el historial era imposible.
El objetivo
Para resolverlo, necesitábamos un sistema que:
La solución
Gestión de proyectos end-to-end
El owner crea un proyecto con cliente, idiomas y budget. Dentro de cada proyecto agrega Work Items y Assignments (una tarea = un lingüista, idioma, tipo y cantidad). Desde ese punto, el sistema toma el control.
Live calculator con márgenes en tiempo real
Al crear una asignación, el sistema auto-completa las tarifas desde la base de datos y aplica el tipo de cambio vigente. En tiempo real muestra el costo al lingüista, el revenue del cliente y el margen en porcentaje, antes de confirmar la asignación. Los cálculos no viven en el frontend sino en columnas generadas por Postgres, lo que elimina cualquier posibilidad de error.
Tipos de cambio sincronizados y congelados
El sistema sincroniza tipos de cambio desde la API del Banco Central Europeo. Al crear una asignación, el FX rate se congela en ese momento. El margen calculado queda fijo y auditable, sin depender de variaciones futuras.
Órdenes de compra automáticas
Al confirmar las asignaciones, Postgres genera automáticamente una PO por lingüista por proyecto, con numeración correlativa y vista imprimible lista para enviar. Sin intervención humana, sin errores de formato ni de numeración.
Roles con acceso granular a nivel de base de datos
Tres roles con permisos diferenciados: Owner, Internal y Linguist. Los lingüistas acceden únicamente a sus tareas: ven su lista, actualizan estados y no tienen acceso a las tarifas del cliente ni a los márgenes. La separación no es visual sino arquitectural, implementada con Row Level Security en Postgres.
Seguimiento financiero con audit log
Cada proyecto tiene seguimiento de estado de PO, factura y pago. Cada cambio queda registrado en un audit log con usuario, rol y timestamp, sin posibilidad de edición retroactiva. El cierre de mes y cualquier auditoría tienen una fuente de verdad confiable.
Pasamos de Excel a una plataforma que calcula, genera las POs y registra todo. El cierre de mes dejó de ser una investigación.
Cómo funciona
Owner crea proyecto (cliente, idiomas, budget)
Agrega Work Items al proyecto
Crea Assignments: lingüista + idioma + tipo + cantidad
El sistema auto-completa tarifas desde la base de datos
El FX rate se consulta desde el Banco Central Europeo y se congela en el momento
Postgres calcula en columnas generadas: linguist_cost, client_revenue, margin, margin_pct
Live calculator muestra los números antes de confirmar
Owner confirma la asignación
Trigger Postgres genera la PO automáticamente con numeración correlativa
Lingüista accede a My Tasks con seguridad por rol, ve sus tareas sin datos financieros del cliente
Lingüista actualiza estado: not_started, in_progress, finished, delivered
Equipo interno hace seguimiento: po_status, invoice_status, payment_status
Audit log registra cada mutación: usuario + rol + timestamp + valor anterior y nuevo
Los resultados
Métricas reales, medidas en el día a día.
Tiempo real
cálculo de margen antes de confirmar
Los cálculos de costo, revenue y margen viven en Postgres. El owner ve la rentabilidad exacta de cada asignación antes de confirmarla. Cualquier asignación creada tiene los números correctos por construcción.
0
POs generadas manualmente
Las órdenes de compra se generan automáticamente al confirmar las asignaciones. El equipo dejó de armar documentos a mano. Las POs son consistentes, numeradas correctamente y listas para enviar desde el primer momento.
RLS
protección de datos estructural
Los lingüistas no pueden ver las tarifas del cliente ni los márgenes del proyecto, no porque el sistema lo oculte visualmente sino porque no tienen acceso a esos datos en la base de datos. La separación es arquitectural.
100%
trazabilidad financiera
El equipo tiene registro de cada cambio financiero: quién lo hizo, cuándo y desde qué valor. El cierre de mes y cualquier auditoría futura tienen una fuente de verdad confiable.
La conclusión
El cierre de mes dejó de ser una investigación. Los cálculos de margen viven en la base de datos: no pueden estar equivocados. Las POs se generan solas. Y los lingüistas ven lo que tienen que ver, nada más. La empresa pasó de gestionar complejidad financiera en Excel a operar desde un sistema construido exactamente para su negocio.
- Cálculos financieros en Postgres, sin riesgo de error humano en el frontend
- Live calculator de margen en tiempo real antes de confirmar cada asignación
- Generación automática de órdenes de compra con numeración correlativa
- Roles con acceso granular implementado a nivel de base de datos (RLS)
- Tipos de cambio sincronizados desde el BCE y congelados al momento de asignación
- Audit log financiero: trazabilidad completa de cada mutación
- Arquitectura multi-tenant lista para escalar
¿Tenés un proceso parecido que querés automatizar?